Som administratör på en gymnasieskola skapar du en fil med elevernas studietider och skickar in den till CSN. Filen skapas under Export och bygger på skolans CSN kod och de datum du fyller i under CSN-inställningar. Du behöver vara administratör på gymnasieskolan.
Att exportera till CSN och att skicka in CSN-filen är samma sak som beskrivs här. Meitner skapar en fil med studietider som du lämnar in till CSN.
Vilka uppgifter du ska rapportera
CSN beskriver vilka uppgifter en gymnasieskola ska rapportera. Läs under rubriken "Vilka uppgifter ska du rapportera?" i Handbok för studeranderapportering, gymnasieskola.
Den här artikeln beskriver hur du får ut uppgifterna ur Meitner.
Steg 1. Kontrollera skolans CSN kod
- Gå till Konfiguration i vänstermenyn och välj Skolinfo.
- Kontrollera fältet CSN kod. Här står CSN:s kod för skolan.
- Om du ändrar värdet klickar du på Spara längst ned på sidan.
Fältet Skolenhetskod ligger direkt ovanför CSN kod. Skolenhetskoden skapas av Skolverket. CSN kod är CSN:s kod för skolan.
Steg 2. Fyll i CSN-inställningarna
Gå till Konfiguration > Inställningar. Välj CSN längst ned i listan under rubriken Funktioner i vänsterspalten.
Här fyller du i åtta datum. Alla åtta måste vara ifyllda innan filen kan skapas.
| Inställning | Vad du fyller i |
|---|---|
| Startdatum för jullov | Första dagen på jullovet. Rapporteras till CSN som ett avbrott i elevernas studietid. |
| Slutdatum för jullov | Sista dagen på jullovet. |
| Startdatum årskurs 1 | Läsårets första dag för elever i årskurs 1. |
| Slutdatum årskurs 1 | Läsårets sista dag för elever i årskurs 1. |
| Startdatum årskurs 2 | Läsårets första dag för elever i årskurs 2. |
| Slutdatum årskurs 2 | Läsårets sista dag för elever i årskurs 2. |
| Startdatum årskurs 3 | Läsårets första dag för elever i årskurs 3. |
| Slutdatum årskurs 3 | Läsårets sista dag för elever i årskurs 3. |
Varje rad har ett datumfält till höger och en länk Återställ under texten. Återställ tar bort ditt värde och lägger tillbaka standardvärdet, som är inget datum. Raden räknas då som ej ifylld, och filen kan inte skapas.
Datumen för årskurserna används också som standardvärde för start- och slutdatum på nya inskrivningar.
Steg 3. Skapa filen
- Gå till Export i vänstermenyn.
- Klicka på Exportera på raden CSN.
- Kontrollera värdena i rutan Värden som används. Här visas CSN kod, jullovets datum och datumen för årskurs 1, 2 och 3.
- Klicka på Skapa fil till CSN längst ned i dialogrutan.
Dialogrutan har inga fält att fylla i. Alla värden hämtas från Skolinfo och CSN-inställningarna.
Under värdena står texten "CSN-koden ändras från admin, skolinställningar under skolinformation, och CSN-datumen ändras under skolans CSN-inställningar" och en länk CSN-inställningar. Länken tar dig direkt till inställningssidan i steg 2.
Om det saknas information i filen får du upp information om vad och vilka elever. Du kan klicka på elevens namn och redigera på registerkortet eller lägga till i klass eller koppla till ett program.
Steg 4. Skicka in filen till CSN
Meitner skickar inte filen till CSN. Du laddar upp den själv enligt CSN:s rutiner för studietider.
Markera utbytesstudenter
Om skolan har utbytesstudenter ska dessa markeras i CSN filen. Du markerar eleven via registersidan och kryssrutan Utbytesstudent.
Kryssrutan finns också när du skapar en ny gymnasieelev.
Kryssrutan är omarkerad som standard. Elever som kommer in via import eller via en ansökan får den omarkerad.
Markeringen följer med till CSN-filen per elev. Du behöver inte hantera utbytesstudenter separat hos CSN.
Bara personal ser Utbytesstudent. Vårdnadshavare och elever ser inte fältet.
Vad filen innehåller
Filen är en studietidsfil i XML-format. Den innehåller skolans CSN kod, datumet filen skapades och jullovets start- och slutdatum.
För varje elev innehåller filen personnummer, läsår, startdatum, slutdatum, omfattning och om eleven är utbytesstudent.
Start- och slutdatum utgår från elevens årskurs. En elev i årskurs 2 får datumen från Startdatum årskurs 2 och Slutdatum årskurs 2. Om eleven skrevs in senare än läsårets start används inskrivningsdatumet i stället. Om eleven har ett slutdatum som ligger före läsårets slut används det datumet.
Alla elever rapporteras med omfattning 100 procent. Meitner har inget stöd för aktivitetsstöd eller elever med tillfälligt personnummer. Dessa elever hanterar du manuellt direkt hos CSN.
Alla elever behöver vara inskrivna i en klass och en årskurs.
Vem kan skapa filen
Raden CSN under Export visas för administratörer på gymnasieskolan. Den visas inte för annan personal och inte på grundskolan eller förskolan.
Du fyller i CSN-datumen själv under Konfiguration > Inställningar > CSN.
Vanliga frågor
Jag kan inte klicka på Skapa fil till CSN
Knappen är låst så länge något värde saknas. Överst i dialogrutan visas då rubriken "CSN-inställningarna är inte kompletta" med texten "Dessa värden måste fyllas i under skolans CSN-inställningar innan filen kan skapas". Under varningen listas de värden som saknas, och i varningen finns en länk CSN-inställningar.
Fyll i de listade värdena och öppna dialogrutan igen. Saknas CSN kod fyller du i den under Konfiguration > Skolinfo.
Det står att elever saknar uppgifter
Rubriken Filen kunde inte skapas visas överst i dialogrutan, tillsammans med antalet elever som saknar uppgifter. Under rubriken listas eleverna med en markering per sak som saknas, till exempel Saknar klass eller Saknar program.
Klicka på elevens namn, komplettera uppgifterna och öppna dialogrutan igen.
Jag hittar inte CSN under Inställningar
Raden CSN ligger sist i vänsterspalten under rubriken Funktioner. Du kan också söka fram inställningarna i fältet Sök inställningar högst upp på sidan. Kontakta Meitners support om raden saknas.
Vilka datum används för elever i årskurs 4?
Elever i en högre årskurs än 3, till exempel fjärde året på teknikprogrammet, rapporteras med datumen för årskurs 3. Det finns inga separata inställningar för årskurs 4.
Är det här samma sak som frånvaroexporten till CSN?
Nej. Den här filen innehåller studietider, inte frånvaro. Frånvarounderlaget tar du fram per elev och får som PDF. Läs mer i Hur exporterar jag anmäld/oanmäld frånvaro till CSN?
Kan jag skapa filen för en enskild elev?
Nej. Filen skapas för hela skolan och innehåller alla aktiva elever.