Den här manualen visar hur du som administratör bjuder in personal, elever och vårdnadshavare till Meitner. Du får veta hur aktiveringsmejlet fungerar, vad som gäller för kommuner med kommuninloggning och hur du hittar användare som saknar e-postadress eller inte har kommit igång.
Så fungerar inbjudan
När en användare skapas i Meitner skickas inget mejl automatiskt. Det är du som administratör som bjuder in användaren genom att skicka ett aktiveringsmejl. Mejlet innehåller en personlig länk där användaren sätter sitt lösenord. När du skickar aktiveringsmejlet slås användarens inloggning samtidigt på.
Länken i mejlet gäller i 30 dagar och kan bara användas en gång. Skickar du ett nytt aktiveringsmejl slutar länken i det gamla mejlet att gälla.
Hur det ser ut för användaren beskrivs i Onboarding för alla användare.
Vilka användare behöver ett aktiveringsmejl?
Alla behöver inte ett aktiveringsmejl. Det beror på hur användaren ska logga in.
| Inloggningssätt | Behövs aktiveringsmejl? |
|---|---|
| E-post och lösenord | Ja. Användaren sätter sitt lösenord via länken i mejlet. |
| E-legitimation | Nej. Användaren loggar in med sitt personnummer och behöver inget lösenord. Inloggning behöver dock vara tillåten, både i skolans inställningar och för den enskilda användaren. |
| Kommuninloggning | Nej. Användaren loggar in via kommunens inloggningssida. |
Kommun eller fristående skola?
Skillnaden märks mest vid uppstart och skolstart.
- Kommun med kommuninloggning. Användarna loggar in via kommunens egen inloggningssida. Konton skapas och uppdateras vanligtvis automatiskt via kommunens integration. Du behöver inte skicka aktiveringsmejl, och knappen för att skicka dem visas därför normalt inte i era användarlistor.
- Fristående skola eller förskola. Användarna loggar in med e-legitimation eller med e-post och lösenord. Användare som ska logga in med e-post och lösenord behöver ett aktiveringsmejl.
Undantag i kommuner
Vårdnadshavare med tillfälligt personnummer kan inte använda kommunens inloggning. För dem kan du tillåta inloggning med e-post och lösenord på användarkortet. De behöver då ett aktiveringsmejl, precis som på en fristående skola.
Innan du bjuder in: tillåt inloggning
Kontrollera att inloggning är tillåten innan du skickar inbjudan:
- Elever behöver ha Tillåten inloggning aktiverad.
- Vårdnadshavare kan bara logga in om eleven har Tillåter vårdnadshavare tillgång ibockad. Utan den kommer vårdnadshavaren inte in, även med ett skickat aktiveringsmejl.
När du skickar ett aktiveringsmejl slås mottagarens egen inloggning på automatiskt.
Skicka aktiveringsmejl
- Gå till Användare i adminpanelen.
- Välj fliken Personal, Elever eller Vårdnadshavare.
- Markera en eller flera användare i listan.
- Öppna masshanteringsmenyn och välj att skicka aktiveringsmejl.
- Bekräfta. Meitner visar hur många användare som får mejlet.
Viktigt
Användare som saknar e-postadress hoppas över när mejlen skickas. De får ingen inbjudan och du får ingen varning om det. Kontrollera därför att e-postadresserna finns på plats innan du skickar, särskilt inför skolstart.
Om användare saknar e-postadress
Utan registrerad e-postadress kan aktiveringsmejlet inte skickas. Så hittar och löser du det:
- Varningsbanner i elevlistan. Meitner upptäcker automatiskt elever som saknar viktig information och behöver uppdateras. Då visas en varningsbanner överst i elevlistan som uppmanar dig att använda filtren för att identifiera och åtgärda problemen. Det gäller till exempel elever som saknar vårdnadshavare eller klass.
- Filtrera fram användare som inte kommit igång. Använd filtret i användarlistorna för att visa användare som inte är inbjudna eller inte har slutfört sin onboarding.
- Lägg till e-postadressen. Öppna användarkortet, fyll i e-postadressen och skicka sedan aktiveringsmejlet.
- Skicka inbjudan via Kivra. Kivra är en tilläggsmodul som köps till separat. Har skolan modulen aktiv kan inbjudan skickas via Kivra istället för e-post. Det fungerar bra för vårdnadshavare som saknar e-postadress. Läs mer i Kivra – manual för administratörer.
- E-legitimation som alternativ. Användare med svenskt personnummer kan logga in med e-legitimation utan aktiveringsmejl, så länge inloggning är tillåten för dem.
Följa upp vilka som kommit igång
I användarlistorna ser du status för varje användare:
| Status | Betydelse |
|---|---|
| Ej inbjuden (röd markering) | Inget aktiveringsmejl har skickats till användaren. |
| Grön markering med datum | Aktiveringsmejlet är skickat. Datumet visar när det skickades. |
| Onboarding ej genomförd | Användaren har inte loggat in och bekräftat sina uppgifter. |
| Inloggning är aktiv eller blockerad | Visar om användaren kan logga in i Meitner. |
Med filtret i respektive lista kan du visa inbjudna eller ej inbjudna användare, och användare som inte slutfört sin onboarding. Följ upp statusarna regelbundet under skolstart så att alla kan använda Meitner.
Vanliga frågor
Användaren säger att aktiveringsmejlet inte har kommit fram
Be användaren kolla skräpposten. Kontrollera sedan att rätt e-postadress finns på användarkortet och att mejlet faktiskt har skickats. Står det Ej inbjuden i rött har inget mejl gått ut. En grön markering med datum visar när mejlet skickades. Skicka därefter ett nytt aktiveringsmejl.
Länken i mejlet har slutat fungera
Länken gäller i 30 dagar och kan bara användas en gång. Har flera mejl skickats gäller bara det senaste. Skicka ett nytt aktiveringsmejl så får användaren en färsk länk.
Jag hittar inte knappen för att skicka aktiveringsmejl
Använder er organisation kommuninloggning visas knappen bara när du har markerat användare som får logga in med e-post och lösenord, till exempel vårdnadshavare med tillfälligt personnummer. Övriga användare behöver inget aktiveringsmejl.
Måste jag skicka aktiveringsmejl till alla?
Nej. Användare som loggar in med e-legitimation eller via kommunens inloggning behöver inget aktiveringsmejl. Mejlet behövs bara för inloggning med e-post och lösenord.
Vem får mejlet när jag markerar elever och skickar aktiveringsmejl?
Mejlet går bara till de markerade eleverna, inte till deras vårdnadshavare. Vårdnadshavare bjuder du in separat: gå till Användare, välj fliken Vårdnadshavare, markera och skicka aktiveringsmejlen därifrån.
Kan jag skicka om ett aktiveringsmejl?
Ja. Markera användaren och skicka igen. Den gamla länken slutar då gälla och användaren får en ny.