I den här artikeln går vi igenom hur du som administratör på förskola och fritids hanterar verksamhetens öppettider och lov. Du lär dig läsa årskalendern, ange ordinarie tider, justera enskilda dagar och veckor, och skapa lovperioder där vårdnadshavare bekräftar sina tider.
Du behöver vara inloggad som administratör, och inställningen Incheckning och utcheckning behöver vara påslagen. Barn på förskola ska ligga i en avdelning. Barn på fritids ska ha Fritidshemmet ibockat på Elevkortet och vara medlem i en fritidsavdelning.
Öppettider och lovperioder når du i Adminpanelen under Omsorgstider.
Kom igång med hantering av öppettider
Under Öppettider möts du av en kalender för hela året. Veckorna ligger grupperade per månad, med en kolumn för varje veckodag. Uppe på sidan byter du år.
Ställ in ordinarie öppettider och när tiderna låses
Börja med de ordinarie tiderna. Det är verksamhetens vanliga tider varje vecka, och ramen som vårdnadshavare lägger in sina barns tider inom.
- Klicka på Ordinarie öppettider uppe på sidan.
- Fyll i öppningstid och stängningstid för varje veckodag.
- Har ni omsorg på helger, se till att inställningen Visa helger är påslagen i Inställningar. Ange sedan tider för lördag och söndag.
- Längst ned anger du hur många dagar före en dag som vårdnadshavares tider ska låsas.
- Spara.
Antalet dagar avgör hur nära inpå en dag vårdnadshavare kan ändra sina tider. Värdet gäller löpande för hela året, utanför lovperioder. Under en lovperiod styr bekräftelseperioden istället, se Vad vårdnadshavare ser nedan i artikeln.
Så här läser du kalendern
Ovanför kalendern finns en teckenförklaring, en informationsikon bredvid Ordinarie öppettider, Ny lovperiod och årsväljaren. Den visar alla symboler och färger som används i kalendern. Så här ser den ut:
| Ikon | Text i teckenförklaringen |
|---|---|
| En cirkel med dagens datum | Idag |
| En markerad, tom ruta | Vald dag |
| En röd, överkryssad cirkel | Stängt |
| En orange klocka | Avvikande öppettider |
| Ett hänglås | Ändringar i omsorgstider låsta för vårdnadshavare |
För varje lovperiod du skapar läggs det till två rader till. En visar lovets namn i dess färg, till exempel Jullov. En annan visar Bekräftelseperiod för: följt av lovets namn, i en ljusare ton av samma färg.
Justera öppettider för dagar och veckor
Ibland gäller andra tider en enskild dag eller vecka. Då justerar du direkt i kalendern.
- Markera en eller flera dagar. Du kan även klicka på veckonumret för att markera hela veckan.
- En åtgärdsrad visas längst ned på sidan.
- Välj Hantera tider för att ange avvikande öppettider.
- Välj Stäng dag för att stänga de markerade dagarna.
- Välj Återställ dag för att gå tillbaka till de ordinarie tiderna.
Bra att veta
Återställ dag syns bara när en dag är stängd eller har avvikande öppettider.
Skapa och hantera lovperioder
En lovperiod kan vara ett längre lov, till exempel sportlovet, eller en enskild dag, som en studiedag eller klämdag. Vårdnadshavare ska bekräfta sitt barns tider för perioden. Du kan lägga in perioder långt i förväg.
Det finns två vägar att skapa en lovperiod.
- Gå till Lovperioder och klicka på Ny lovperiod.
- Eller markera dagarna i årskalendern och välj Ny lovperiod. Då fylls datumen i åt dig.
I formuläret fyller du i följande.
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Titel | Namnet på lovet. Syns för vårdnadshavare. |
| Beskrivning | Valfri text. Syns för vårdnadshavare. |
| Färg | Färgen lovet får i kalendern. |
| Bekräfta tidigast | Första dagen vårdnadshavare kan bekräfta. |
| Bekräfta senast | Sista dagen vårdnadshavare ska ha bekräftat. |
| Startdatum | Lovets första dag. |
| Slutdatum | Lovets sista dag. |
Bekräftelseperioden är fönstret då vårdnadshavare bekräftar eller lägger in tider. Lovperioden är själva lovet. Uppdaterar vårdnadshavaren tiderna efter att bekräftelseperioden gått ut krävs ett godkännande från personal, se Vad vårdnadshavare ser nedan i artikeln.
Tänk på
Bekräfta senast måste ligga före lovets Startdatum, och två lovperioder kan inte överlappa varandra.
När lovperioden är skapad går det bara att ändra titel, beskrivning och färg. Datumen ligger fast. Behöver du andra datum, ta bort perioden och skapa en ny.
Ändra eller ta bort en lovperiod
På sidan Lovperioder listas dina lov. Du kan filtrera på aktuella och tidigare, och på år.
- Öppna ett lov för att ändra titel, beskrivning eller färg.
- Ta bort ett lov som inte längre behövs.
Vad vårdnadshavare ser
Vad vårdnadshavare ser beror på var i tiden de befinner sig. Det skiljer sig utanför lov, under en bekräftelseperiod, och efter att den gått ut.
Utanför lov
Antalet dagar du ställt in i Ordinarie öppettider avgör hur nära inpå en dag vårdnadshavare kan ändra sitt barns tider. Har du till exempel angett 3 dagar ser vårdnadshavaren att hen inte kan ändra tider de kommande 3 dagarna.
Under bekräftelseperioden
Vårdnadshavare ser att de måste bekräfta eller lägga in sitt barns tider för lovet. Har barnet redan tider inlagda ombeds de bekräfta dem. Saknas tider ombeds de lägga in dem. Detta syns både i appen och på webben.
Efter att bekräftelseperioden gått ut
Uppdaterar vårdnadshavaren tiderna efter att bekräftelseperioden gått ut sparas ändringen inte direkt, om den utökar tiderna. Den läggs då som väntande i Aktivitetsloggen och i Omsorgsöversikten, medan barnets tidigare godkända tider gäller som vanligt tills någon i personalen godkänner eller avslår den. Minskar vårdnadshavaren tiderna istället, eller anmäler frånvaro, sparas det direkt utan godkännande.
Vanliga frågor
Vad hände med Bekräfta tider och spärrtider?
Bekräfta tider ersätts av lovperioder. För varje lov anger du Bekräfta tidigast och Bekräfta senast, och vårdnadshavare bekräftar inom det fönstret.
Spärrtider finns kvar i förenklad form. I Ordinarie öppettider anger du ett antal dagar som gäller löpande för hela året, i stället för per vecka som tidigare.
När en dags tider är låsta visas det med ett hänglås i kalendern.
Jag kan inte skapa lovperioden
Kontrollera att Bekräfta senast ligger före lovets startdatum. Se också till att perioden inte överlappar ett annat lov.
Kan jag ändra datum på en lovperiod i efterhand?
Nej. När lovet är skapat går det bara att ändra titel, beskrivning och färg. Ta bort lovet och skapa ett nytt om du behöver andra datum.
Hur planerar jag in sportlovet i förväg?
Skapa ett lov med sportlovets datum, även om det ligger långt fram. Välj sedan när vårdnadshavare tidigast och senast ska bekräfta.
Kan vårdnadshavare ändra sina tider under ett lov?
Ja, men efter att bekräftelseperioden gått ut går ändringen till personal för godkännande innan den gäller. Se Vad vårdnadshavare ser för hur det går till.
Vad betyder hänglåset i kalendern?
Hänglåset betyder att tiderna är låsta för vårdnadshavare den dagen. Då kan de inte ändra sina tider.