Manual: Gr/Gy - Så lägger du ett schema från start till slut i Meitner Schema

Den här guiden beskriver hela schemaläggningsflödet för grundskola och gymnasium i Meitner Schema – från det att du öppnar programmet för första gången till det att du har ett schema publicerat.

Guiden går att öppna direkt i Meitner Schema. Du hittar den längst ner under menyn. Guiden går också att skriva ut. Utskriftsknappen hittar du längst ner på sidan.

Om du stöter på problem längs vägen så kan du maila vår support på support@meitner.se.

1. Välj skolform

Börja med att välja om du schemalägger för en grundskola eller gymnasieskola. Detta avgör bland annat om systemet ska visa kurser (gymnasieläge) eller bara ämnen (grundskoleläge).

1.	Gå till inställningar i menyn
2.	Välj grundskole- eller gymnasieläge
3.	Tryck på Spara.

Om du vill kan du justera ytterligare inställningar med en gång, men det är inget måste eftersom vi återkommer till detta senare i den här guiden.

Du kan ändra inställningarna när som helst, även i efterhand! Om du gör ett felaktigt val eller ändrar dig i framtiden så kan du justera i efterhand utan att "börja om" med något - till och med grundskole-/gymnasieläge.

2. Justera läsårsdata

Låt oss nu ange vilka veckor och dagar schemat sträcker sig över. Systemet använder den här informationen bland annat för att räkna ut hur många och hur långa lektioner som ska skapas upp för att man ska uppnå önskad total undervisningstid.

Dagar

Börja med att fylla i vilka dagar schemat ska gälla. Man kan tänka på det ungefär som vilka dagar skolan har öppet. Du fyller i detta på sidan Perioder. Alla ändringar sparas automatiskt.

Blå plupp = dagen är inkluderad i schemat.

Veckor

Justera vilka veckor som ingår i läsår / hösttermin / vårtermin. Vi gör detta för att veta hur många timmars undervisning som till exempel “1h / vecka under höstterminen” motsvarar.

Blå plupp = veckan är inkluderad i perioden.

Även dessa val går att ändra när som helst. Om du behöver korrigera i efterhand så kan du göra det utan att “börja om” med något.

3. Importera data

Vi går nu vidare med att importera data i systemet. Du rekommenderas att importera data i den ordningen som beskrivs nedan, då data i vissa tabeller refererar till data i andra tabeller.

Importera ämnen

Vi börjar med att importera ämnen. Gå till sidan för ämnen i menyn:

Du kan lägga till ämnen ett och ett genom att trycka på “+ Lägg till ämne” men vi rekommenderar att du växlar till tabellredigeringsläget:

Denna vy fungerar på samma sätt som Excel. Du lägger till ett ämne per rad. Om du har ämnen tillgängliga i tabellform kan du kopiera och klistra in i denna vy. Om du klistrar in fler rader än vad som får plats så utökas tabellen automatiskt så mycket som behövs.

Kolumnerna har följande betydelse:

Vi rekommenderar att du använder namn och kod från Skolverket, men du kan även lägga till egna ämnen.

Så här kan resultatet se ut:

Tryck sedan på Spara, granska ändringen, och tryck på Spara igen.

Importera personal

Nu gör vi samma sak med personal: Klicka på "Personal" i menyn. Växla till tabellredigeringsläge. Mata in eller klistra in informationen om personalen som ska finnas i schemat.

För kolumnerna gäller följande:

Resultatet bör se ut ungefär så här:

Kom ihåg att spara innan du går vidare.

Importera elevgrupper

Nu importerar vi elevgrupper. Gå till elevgrupper och öppna tabellredigeringen som i tidigare steg. För kolumnerna i denna tabell gäller följande:

Vi börjar med att mata in alla klasser (halvklasser och andra grupper väntar vi lite med). I nuläget räcker det med att du matar in namnet på gruppen:

Spara datan innan du går vidare.

För att kunna visa  t ex klasscheman måste vi tala om för systemet att de grupper vi skapat hittills är just klasser. Vi gör det genom att följa dessa steg:

1.	Går ur tabellredigeringsläget
2.	Markera alla rader
3.	Lägga till etiketten Klass
4.	Spara

Halvklasser (valfritt)

Hoppa över detta steg om du inte schemalägger någon undervisning i halvklasser.

Nu kan vi fortsätta med att mata in halvklasser.

Växla över till tabellredigeringsläget och lägg till alla halvklasser. En stark rekommendation är att du använder ett enhetligt format på gruppnamnen. Om till exempel klass 7A har två halvklasser skulle dom kunna kallas 7A:1 och 7A:2.

Spara och stäng - men vi är inte klara! För att programmet ska kunna utföra korrekt krockkontroll måste vi säga vilka grupper som överlappar med varandra. (Överlappande grupper i Meitner Schema motsvarar ungefär det som Skola24 kallar "ingående klasser".) Att två grupper överlappar med varandra betyder att de har gemensamma elever och att de därför inte kan schemaläggas samtidigt. Till exempel behöver vi se till att 7A inte kan schemaläggas samtidigt som 7A:1 eller 7A:2 (men 7A:1 ska kunna schemaläggas samtidigt som 7A:2).

För att uppnå detta, gå ur tabellredigeringsläget och gör följande för varje halvklass (vi fortsätter med 7A som exempel):

1.	Markera raderna för halvklasserna
2.	Lägg till 7A som överlappande grupp.
3.	Lägg till 7A:1 och 7A:2 som icke-överlappande grupper.
4.	Spara

Nu bör du ha något i stil med följande:

Importera kurser (endast för gymnasiet)

Nu ska vi importera kurser. Följ samma steg som i de tidigare importerna. Om Kurser saknas i menyn behöver du aktivera gymnasieläget i inställningar.

För kolumnerna gäller följande:

Precis som med ämnen rekommenderar vi att du använder Skolverkets namn och koder.

Exempel på hur det kan se ut.

Glöm inte att spara.

Importera kursomgångar

Innan vi importerar kursomgångar går vi igenom vad en kursomgång är för något. Om du jobbat i Skola24 innan, så motsvarar en kursomgång en rad Skola24s tjänstefördelningstabell.

Vad är en kursomgång?

I korthet är en kursomgång en kurs (eller ämne i grundskolan) plus en elevgrupp.

En kursomgång är den “enheten” som man tjänstefördelar. Om man säger till exempel “Vem ska undervisa 7A i Svenska kommande läsår?” så är “7A + Svenska” kursomgången.

Exempel på kursomgångar är:

När vi skapar lektioner så kommer dessa vara knutna till kursomgångar. Lektioner i sig har till exempel inget ämne, utan om lektionen är knuten till kursomgången “Svenska med 7A” så är det en lektion i Svenska. Samma gäller för lärare och elevgrupp.

Vilka kursomgångar du ska mata in bestäms typiskt av alla klassers aktuella timplaner (grundskolan) eller alla elevers studieplaner (gymnasiet).

Import

När du bestämt vilka kursomgångar som skolan ska undervisa under läsåret är det dags att importera den datan till Meitner Schema. Gör som i tidigare importer och öppna tabellredigeringsläget. För kolumnerna gäller följande:

Här är ett exempel på hur det kan se ut. Spara som vanligt, och fortsätt med import av salar.

Importera salar

Nu är det bara salar kvar, och import av salar gör du på samma sätt som tidigare importer. Du behöver bara fylla i namnen på salarna i det här skedet.

Exempel på hur det kan se ut:

4. Gör tjänstefördelningen

Tjänstefördelningen (“Vem som ska undervisa vad”, eller mer precist “Vilken lärare som ska undervisa vilken kursomgång”) bestäms av lärarkolumnen i kursomgångstabellen.

Om alla rader i tabellen redan har lärare ifylld så kan du gå vidare nästa steg: Generera lektioner.

Tänk på att schemakrockar inte upptäcks om läraren inte är ifylld. Du kan använda fiktiva lärare för vakanser.

Meitner Schema har ett grafiskt gränssnitt för att koppla lärare till kursomgångar. Du hittar det under Tjänstefördelning → Grafisk vy.

Varje lärare har en egen rad och du väljer vem som ska undervisa vad genom att dra och släppa kursomgångar.

Bredden på en kursomgång är proportionell mot antalet undervisningstimmar, och den röda kanten till höger visar hur mycket undervisning som får plats i en heltidstjänst.

Fördela kursomgångarna mellan lärarna tills du är nöjd. Allt sparas automatiskt medans du jobbar.

Vakanser (valfritt)

Om du vet att ni ska anställa en lärare med till exempel ämneskombination Engelska+Svenska så rekommenderar vi att du lägger in en fiktiv lärare kallad, förslagsvis, “Vakans EN/SV” och tjänstefördelar med denna. Om du inte vet hur det blir med anställning eller ämneskombinationer så kan du också gå vidare till nästa steg utan att ha gjort klart tjänstefördelningen, men risken är stor att du kommer få pussla om i schemat när tjänstefördelningen blir klar. Programmet kommer till exempel inte varna för krockar i lärarscheman om en lektion saknar lärare.

5. Generera lektioner

Nu har du matat in allt underlag som behövs för att börja konstruera schemat, men det finns inga lektioner än. Att skapa upp lektioner manuellt skulle ta en evighet, så vi rekommenderar att du låter programmet generera lektionerna:

1.	Navigera till tabellen med kursomgångar
2.	Markera samtliga rader
3.	Gå till Åtgärdspanelen och tryck på Generera lektioner.

Nu kan du välja Schema i menyn, och välja till exempel en lärare och se att det finns lektioner under schemat.

6. Schemalägg lektioner

Dags att placera alla lektioner och tilldela salar!

Först, några ord om automation. Du har säkert sett demonstrationer av Meitner Schemas automation. Du kan prova att starta automationen med en gång om du vill, men chansen att du blir nöjd med resultatet är liten. Vi rekommenderar att du börjar lägga ut (och fäster) alla “måsten” manuellt innan du kör igång automationen.

Olika schemaläggare har olika arbetssätt och du har bäst koll på situationen på just din skola, så i denna guide beskrivs bara handgreppen som behövs för att lägga schemat. Vilken ordning du väljer att lägga ut lektioner i, var dom ska placeras, och var utmaningarna i din skolas schema brukar uppstå vet du bäst själv.

Justera inställningar

Om du vill att systemet ska varna ifall det är för kort rast mellan två lektioner eller ifall någon lärare eller klass har för kort lunchrast så kan du gå till inställningar och justera villkoren.

Rastvillkoren under inställningar är “standardinställningarna” som gäller om inget annat mer specifikt angetts.

Du kan finjustera rastvillkoren för enskilda ämnen eller kursomgångar. Det är alltid den mest specifika regeln som bestämmer vad som ska gälla.

Regler för lunchrast fungerar som så att systemet varnar om någon lärare eller klass inte har en rast med angiven längd inom det angivna tidsintervallet. Om till exempel inställningarna ser ut så här:

Så behöver varje lärare och klass ha 30 minuters sammanhängande rast som börjar någon gång efter kl 11 och slutar någon gång innan kl 13.

Visa klasscheman, lärarscheman och salsscheman

För att välja vilket eller vilka scheman som ska visas kan du klicka längst upp i schemavyn.

När du tittar på flera scheman samtidigt kan du välja att dela upp dagarna i kolumner eller att visa valda scheman sida vid sida. Du byter variant med knappen visningsalternativ.

Placera lektioner

Du flyttar lektioner genom att dra och släppa dom. Eventuella problem dyker upp som röda hörn på lektionen.

Problemlistan

I högerpanelen i schemavyn hittar du en lista på alla aktuella problem i schemat. Under schemaläggningen kan det vara smart att hålla ett öga på den listan så det inte blir några överraskningar i slutet av processen. I listan ser du också hur många lektioner som du har kvar att schemalägga, vilket ger dig en uppfattning av hur långt du har kvar.

7. Publicera schemat

När du är nöjd med schemat är det dags att publicera det. Publiceringen av schemat görs i Meitners adminpanel, så vi för över schemat dit, sedan publicerar vi:

1.	Gå till Export
2.	Välj ett lämpligt namn på schemat.
3.	Tryck på "Exportera till valt schema".
4.	Gå till adminpanelen
5.	Publicera enligt instruktioner för adminpanelens schemaläggare	Manual: Gr/Gy Schemaläggning

Om du uppdaterar schemat så gör du om exporten till adminpanelens schema enligt proceduren ovan, och publicerar på nytt.

Om något i guiden är otydligt så får du mer än gärna skicka feedback så vi kan förbättra!