Flytta barn från förskola till grundskola inom samma organisation

Genom att läsa denna artikel får du veta...
Hur du som administratör gör för att hämta ut nödvändig data från en förskola för att därefter importera den till en grundskola. Instruktionen är för Meitneranvändare som har en eller flera skolor inom olika skolformer.

Instruktionerna förutsätter att du använder en dator, är inloggad som administratör och använder Meitner på Svenska.

"Hämta barnen från förskolan"

1. Säkerställ att du är inne på den förskolan vars elever ska flyttas upp till grundskolan.
   
   
2. Välj "Användare" och därefter alternativet "Barn".
   
   
3. Klicka på knappen "Exportera" i övre högra hörnet, nu laddas filen åååå-mm-dd_hh-mm_students_förskolansnamn.xlsx ned till din dator.
   
   
4. Öppna filen i Microsoft excel eller i Google Spreadsheets som ett .xlsx dokument.  I vårt exempel använder vi Google Spreadsheets.
   
   
5. Filen du nu öppnat innehåller alla barn i förskolan, ta bort rader som innehåller barn som inte ska flyttas till grundskolan. Här kan du ladda ned ett exempel på en rensad fil med barnen vi kommer importera i vårt exempel. 
   
   
6. För att göra filen redo för att importeras till grundskolan ska följande kolumner uppdateras:
   

   Z	AA	AD	AE	AL	AM
   true / false, bestämmer ifall barnet kan logga in i Meitner eller ej.	true / false, bestämmer on barnet kommer se onboarding när denne loggar in i Meitner.	Skriv exakt namnet på den klassen barnet blir elev i, till exempel "F-klassen".	Årskursen barnet börjar som elev i. Till exempel "0" är föreskoleklassen. Obs, vet ni inte vad klassen heter lämna kolumnen tom.	I formatet åååå-mm-dd vilken dag börjar eleven.	I formatet åååå-mm-dd vilken dag förväntas eleven sluta.

7. Följande kolumn ska tas bort helt ur dokumentet:
   

   A

   ID:t, vi tar bort denna kolumnen då eleven matchas via personnumret.

8. När ändringarna är slutförda kontrollerar vi så att alla elever har sina vårdnadshavares personnummer i kolumn AC. 
   
   
9. Nu kan dokumentet sparas i .xlsx-format. 
   
   
10. Välj "Användare" och därefter alternativet "Vårdnadshavare".
    
    
11. Klicka på knappen "Exportera" i övre högra hörnet, nu laddas filen åååå-mm-dd_hh-mm_guardians_förskolansnamn.xlsx ned till din dator.
    
    
12. Öppna filen i Microsoft excel eller i Google Spreadsheets som ett .xlsx dokument.  I vårt exempel använder vi Google Spreadsheets.
    
    
13. Filen du nu öppnat innehåller alla vårdnadshavare i förskolan, ta bort rader som innehåller vårdnadshavare vars barn inte ska flyttas till grundskolan. Här kan du ladda ned en exempelfil med vårdnadshavare som matchar de barn som redan exporterats. 
    
    
14. För att göra filen redo för att importeras till grundskolan ska kolumn X kontrolleras för att säkerställa att vårdnadshavaren har sina barns personnummer inlagda. 
    
    
15. Följande kolumner ska tas bort helt ur dokumentet:
    

    A	X
    ID:t, vi tar bort denna kolumnen då eleven matchas via personnumret.	StudentIdentityNumber, vi tar bort denna kolumnen så att andra barn till vårdnadshavaren ej tappar sin koppling.

16. Nu kan dokumentet sparas i .xlsx-format. 
    
    
17. Du är nu klar med filerna och är redo att importera dem till grundskolan.

"Lämna barnen på grundskolan"

1. Börja med att säkerställa att klass 0/F-klassen inte har några elever kvar som har gått upp en årskurs. Vi rekommenderar att döpa om de klasser som slutade på er skola till "9 (2022/2023)" och därefter döpa om fjolårets klass 8 till klass 9 och så vidare tills att fjolårets klass 0 är klass 1. 
   
   
2. Välj "Användare" och därefter alternativet "Barn".
   
   
3. Klicka på import och följ instruktionerna i Meitner. Ladda nu upp ditt dokument med tidigare föreskolebarn som ska läggas till i F-klassen.
   
   
4. Verifiera att barnen laddats in som tänkt och fortsätt sedan.
   
   
5. Välj "Användare" och därefter alternativet "Vårdnadshavare".
   
   
6. Klicka på import och följ instruktionerna i Meitner. Ladda nu upp ditt dokument med vårdnadshavare till de tidigare förskolebarnen. 
   
   
7. Verifiera att vårdnadshavarna importerats och att de fått sina barn tillagda.