Flytta barn från förskola till grundskola inom samma organisation

Så tar du som administratör med barn och deras vårdnadshavare från en förskola till en grundskola hos er. Du laddar ner två filer från förskolan, fyller i dem och laddar upp dem på grundskolan. Du behöver vara inloggad som administratör och sitta vid en dator.

Instruktionen gäller er som har både förskola och grundskola i samma organisation i Meitner. Organisationen är hela ert Meitner-konto, alltså alla era skolor tillsammans.

Så här går det till

Barnen och vårdnadshavarna finns redan hos er. Det de behöver är en placering på grundskolan, alltså en plats på just den skolan.

Arbetet har tre delar:

1. Du förbereder grundskolan genom att skapa klasserna.
2. Du laddar ner två filer från förskolan, en med barnen och en med vårdnadshavarna, och fyller i dem.
3. Du laddar upp filerna på grundskolan och avslutar platserna på förskolan.

Räkna med att det tar en stund första gången. Stegen nedan går igenom allt i tur och ordning.

Bra att veta innan du börjar

• Ingenting tas bort. Barnet behåller sitt konto, sin inloggning och allt som redan finns på förskolan.
• Inga dubbletter skapas. Meitner känner igen barnet på personnummret. Barnet får en plats till, det läggs inte upp på nytt.
• Ett fel stoppar inte resten. Går ett barn inte igenom läggs de andra upp som vanligt. Du rättar filen och gör om det barnet.
• Du kan börja smått. Ta några få barn först och se hur det blev, innan du kör resten.
• Platsen på förskolan ligger kvar. Den tas inte bort automatiskt. Du avslutar den själv i steg 7.

1. Skapa klasserna på grundskolan först

Barnet ska importeras med en klass. Meitner sätter barnet i en klass som redan finns, och nya klasser skapas inte av filen. Klasserna måste alltså finnas på grundskolan innan du börjar.

Så skapar du en klass:

1. Välj Klasser och grupper och därefter Klasser.
2. Välj utbildning och därefter Klass.
3. Ge klassen ett namn, till exempel F-klass.
4. Skapa klassen. Den är tom till att börja med. Barnen hamnar i den när du laddar upp filen.

Skapa hellre en ny, tom klass än att återanvända en som redan finns. Återanvänder du en befintlig klass, kontrollera först att förra årets barn inte ligger kvar i den.

Senare, i steg 4, skriver du in klassens namn i en kolumn som heter Class i Excelfilen. Meitner letar upp klassen på just det namnet. Namnet i filen måste därför vara exakt samma som klassens namn på grundskolan. Skiljer det sig på minsta sätt hoppas barnet över.

Skriv ner klassernas namn medan du skapar dem, eller håll listan öppen i ett annat fönster. Då slipper du gissa när du fyller i filen.

2. Ladda ner filerna från förskolan

Se först till att du står på rätt förskola, alltså den som barnen kommer från. Står du på fel förskola får du fel barn i filen. Då lägger du också upp fel barn på grundskolan.

Ladda sedan ner båda filerna.

Filen med barnen

1. Välj Användare och därefter Barn.
2. Kontrollera filtreringen i listan. Utan filtrering får du med alla barn på förskolan.
3. Klicka på Exportera uppe till höger. Filen laddas ner till din dator.

Filen med vårdnadshavarna

1. Välj Användare och därefter Vårdnadshavare.
2. Kontrollera filtreringen även i den här listan. Utan filtrering får du med alla vårdnadshavare på förskolan.
3. Klicka på Exportera uppe till höger.

Öppna filerna i Microsoft Excel eller i Google Kalkylark som .xlsx-dokument.

Jämför antalet rader i varje fil med antalet du väntade dig. Stämmer det inte hade du troligen en filtrering igång.

Arkiverade barn följer aldrig med, oavsett hur du filtrerar. Ta sedan bort raderna för de barn som inte ska till grundskolan.

3. Så fungerar kolumnerna i barnfilen

Överst i filen finns en rad med kolumnernas namn. Den kallas rubrikraden. Meitner känner igen varje kolumn på namnet i rubrikraden, inte på var i filen kolumnen ligger.

Det betyder två saker. Du får flytta kolumner hur du vill, och du får lägga till egna. Men namnet i rubrikraden måste vara stavat precis rätt, utan extra blanksteg.

Varför står kolumnnamnen på engelska?

Namnen i rubrikraden kommer från Meitners egna fältnamn, och de är på engelska. Du behöver inte översätta dem eller ändra dem. Låt dem stå som de står.

I den här artikeln får varje kolumn en förklaring på svenska, så att du ser vad den handlar om.

Kolumnerna handlar om två olika saker

• Om barnet som person. Namn, personnummer, adress, telefon och inloggning. Barnet finns redan, så de här kolumnerna ändrar uppgifterna på barnet.
• Om barnets plats på skolan. Klass, årskurs, datum, fritids, stöd och modersmål. Här skapas något helt nytt på grundskolan.

Kolumnen ID ska alltid vara tom

Kolumnen ID innehåller barnets id-nummer i Meitner. Det är en lång teknisk kod som du aldrig behöver arbeta med.

Töm den. Står det något i rutan använder Meitner det i stället för personnummret när barnet ska hittas. Är koden fel, eller har hamnat på fel rad när du redigerade filen, uppdaterar Meitner fel barn utan att säga något.

Med tom ID-kolumn hittas barnet alltid på personnummer, vilket är det du vill.

Kolumner som alltid ska vara ifyllda

Fyll i dessa på varje rad

Kolumnen och vad den betyder	Vad du fyller i	Om den är tom
Barnets personnummer IdentityNumber	Personnummer. Det är på personnummret som Meitner känner igen barnet och förstår att det är samma barn som på förskolan.	Barnet läggs inte upp.
Förnamn FirstName	Är redan ifyllt när du laddar ner filen. Låt det stå kvar.	Barnet läggs inte upp.
Efternamn LastName	Är redan ifyllt när du laddar ner filen. Låt det stå kvar.	Barnet läggs inte upp.
Klass Class	Namnet på klassen på grundskolan, precis som klassen heter där. Klassen måste finnas sedan tidigare, se steg 1.	Barnet läggs upp utan klass. Fyll därför alltid i den, barnet ska ha en klass.

Kolumner du behöver titta på

Här stoppas du inte om du lämnar rutan tom. Men resultatet blir sällan det du vill.

Vad du fyller i och vad som händer om du lämnar rutan tom

Kolumnen och vad den betyder	Vad du fyller i	Om du lämnar den tom
Barnets id-nummer i Meitner ID	Ingenting. Den ska vara tom. Ta bort hela kolumnen, eller töm alla rutor under rubriken.	Så ska det vara. Då känner Meitner igen barnet på personnummret, och lägger inte upp barnet dubbelt.
Årskurs SchoolYear	Årskursen barnet börjar i. Förskoleklass skriver du som 0.	Barnet får ingen årskurs.
Första skoldagen StartDate	Datumet barnet börjar på grundskolan, skrivet som åååå-mm-dd.	Dagens datum fylls i automatiskt. Läs rutan under tabellen.
Sista dagen EndDate	Datumet barnet väntas slutar, skrivet som åååå-mm-dd.	Ingen sista dag sätts. Det är oftast rätt.
Vårdnadshavarnas personnummer GuardianIdentityNumbers	Personnummer på barnets vårdnadshavare, med komma emellan om barnet har flera. Är redan ifyllt, låt det stå kvar. Kolumnen kopplar vårdnadshavaren till barnet. Den ger inte vårdnadshavaren en plats på grundskolan, det gör vårdnadshavarfilen i steg 5.	Barnets vårdnadshavare rörs inte. Ingen tas bort.
Går på fritids HasChildcare	Skriv true för de barn som ska gå på fritids. true betyder ja och false betyder nej. Kolumnen finns inte i filen från förskolan, så du lägger till den själv.	Barnet får ingen plats på fritids.
Mest antal timmar i omsorgen per vecka ChildcareMaxHours	Antal timmar, som ett tal.	Inget maxantal timmar sätts på grundskolan.
Får logga in LoginAllowed	true om barnet ska kunna logga in i Meitner, false om inte.	Barnets nuvarande inställning behålls.
Visa introduktionen vid inloggning DisplayOnboarding	true om barnet ska få hjälptexterna som visas första gången man loggar in, false om inte.	Barnets nuvarande inställning behålls.

Två kolumner kan stoppa ett barn även när de är ifyllda

Klass och vårdnadshavarnas personnummer pekar båda på något som måste finnas i Meitner sedan tidigare.

• Klass (Class). Klassen måste redan finnas på grundskolan och heta precis likadant. Finns ingen sådan klass hoppas barnet över.
• Vårdnadshavarnas personnummer (GuardianIdentityNumbers). Varje personnummer måste tillhöra en vårdnadshavare som redan finns hos er. Hittar Meitner inte någon av dem hoppas barnet över.

De andra barnen läggs upp som vanligt. Du rättar filen och laddar upp de barn som hoppades över.

Filen från förskolan har färre kolumner än grundskolan kan ta emot

Kolumnerna om barnet som person är samma i båda skolformerna. Det är kolumnerna om barnets plats på skolan som skiljer sig.

En förskola har inte alla de uppgifter en grundskola har. Därför saknas de här kolumnerna i filen du laddade ner:

Uppgifter som inte finns i filen från förskolan

Vad det handlar om	Kolumner	Så blir det efter uppladdningen
Om barnet går på fritids	HasChildcare	Nej
Om barnet deltar i modersmålsundervisning, läser svenska som andraspråk eller har studiehandledning på modersmålet	MotherTongueParticipates, SwedishAsSecondLanguage, StudyGuideInMotherTongue	Nej
Om barnet har särskilt stöd, i grupp, enskilt, på distans eller på annat sätt, och om barnet läser en anpassad studiegång	SpecialTeachingGroup, SpecialTeachingIndividually, SpecialTeachingDistance, SpecialTeachingOther, IndividuallyAdaptedCourseOfStudy	Nej
Vilket moderna språk barnet läser, inom elevens val eller språkval	ModernLanguageInStudentsChoice, ModernLanguageInLanguageChoice, ModernLanguageAlternative	Tomt
Om barnet har avbrutit sin plats	Cancelled	Nej
Vilken skolform platsen gäller	SchoolType	Sätts till grundskola automatiskt

Vill du sätta något av det här redan när du laddar upp filen lägger du till kolumnen själv. Annars ställer du in det på barnet i Meitner efteråt.

Två kolumner i filen som inte används

Filen från förskolan innehåller LoggedInCount och LoggedInAt. De visar hur många gånger barnet har loggat in och när det senast hände. De går inte att ladda upp och hoppas över. Du kan låta dem stå kvar.

Vill du se exakt vilka kolumner grundskolan tar emot kan du ladda ner grundskolans egen mallfil, se steg 6.

4. Fyll i barnfilen

Gör det i den här ordningen. Rubrikraden ska alltid stå kvar.

1. Ta bort raderna för de barn som inte ska till grundskolan.
2. Töm kolumnen ID. Ta antingen bort hela kolumnen, eller radera innehållet i alla rutor under rubriken. Rubriken kan stå kvar.
3. Skriv klassens namn i Class på alla rader.
4. Skriv årskursen i SchoolYear.
5. Skriv första skoldagen i StartDate på alla rader.
6. Lägg till en kolumn för fritids. Skriv HasChildcare i rubrikraden, och true på de barn som ska gå på fritids. Kolumnen kan ligga var som helst i filen.
7. Kontrollera att GuardianIdentityNumbers är ifylld för de barn vars vårdnadshavare ska följa med.
8. Spara filen som .xlsx.

5. Fyll i vårdnadshavarfilen

Den här filen är den som ger vårdnadshavaren en plats på grundskolan. Utan den är vårdnadshavaren kopplad till barnet, men hör fortfarande bara till förskolan.

Den är mycket enklare än barnfilen. En vårdnadshavares plats på en skola har inga egna uppgifter. Den finns, eller den finns inte.

Meitner skapar platsen på grundskolan om den saknas. Finns den redan händer ingenting. Du kan alltså ladda upp samma fil igen utan att något blir fel.

1. Ta bort raderna för de vårdnadshavare som inte hör till barnen du flyttar.
2. Töm kolumnen ID, på samma sätt som i barnfilen.
3. Kontrollera att personnummer är ifyllt på varje rad.
4. Kontrollera att barnet som flyttar finns med i StudentIdentityNumbers, och att inga syskon har fallit bort därifrån.
5. Spara filen som .xlsx.

Vårdnadshavare med flera barn

Kolumnen StudentIdentityNumbers innehåller personnummer på alla barn som vårdnadshavaren är kopplad till, med komma emellan. Det gäller alla barn i organisationen, även syskon på andra skolor.

Kontrollera att barnet som flyttar finns med i listan. Bland flera långa personnummer är det lätt att missa ett.

Kolumner att titta på i vårdnadshavarfilen

Kolumnen och vad den betyder	Vad du fyller i	Om du lämnar den tom
Vårdnadshavarens personnummer IdentityNumber	Personnummer. Det är på personnummret som Meitner känner igen vårdnadshavaren.	Vårdnadshavaren läggs inte upp.
Barnens personnummer StudentIdentityNumbers	Personnummer på alla barn vårdnadshavaren är kopplad till, med komma emellan. Är redan ifyllt. Låt det stå kvar, se rutan ovan. Varje personnummer måste tillhöra ett barn som redan finns hos er.	Kopplingarna till barnen rörs inte. Ingen tas bort.
Får logga in LoginAllowed	true om vårdnadshavaren ska kunna logga in, false om inte.	Nuvarande inställning behålls.

Vårdnadshavarfilen har inga kolumner för klass, årskurs eller datum. Den behöver inga.

6. Ladda upp båda filerna på grundskolan

Byt till grundskolan. Kontrollera att du står på rätt skola innan du börjar, precis som när du laddade ner filerna. Ladda upp en fil i taget. Vilken du börjar med spelar ingen roll.

1. Välj Användare och därefter den lista du ska ladda upp till, eleverna eller vårdnadshavarna.
2. Starta uppladdningen från listan.
3. Välj din .xlsx-fil.
4. Kontrollera att varje kolumn i filen hamnar på rätt uppgift i Meitner.
5. Läs igenom resultatet som visas och godkänn.
6. Gör samma sak med den andra filen.

Nu har barnen en plats på grundskolan, med den klass, årskurs och det datum du skrev in. Vårdnadshavarna har en plats på grundskolan.

7. Avsluta platsen på förskolan

Barnet har nu en plats på både förskolan och grundskolan. Gå tillbaka till förskolan och avsluta platsen där. Gör du inte det ligger barnet kvar i förskolans listor, grupper och avdelningar.

Gör tre saker, i den här ordningen:

1. Sätt ett slutdatum på barnets plats på förskolan. Använd barnets sista dag där. Slutdatumet visar att barnet inte längre är inskrivet, men det arkiverar inte barnet.
2. Ladda ner den data ni vill spara. Gör det innan du arkiverar, eftersom en del uppgifter tas bort vid arkiveringen.
3. Arkivera barnet på förskolan.

Att arkivera barnet på förskolan är så det är tänkt att fungera. Arkiveringen gäller barnets plats på förskolan. Barnet finns kvar i organisationen och har sin plats på grundskolan.

Vanliga frågor

Vårdnadshavarna ser inte barnet på grundskolan

Kontrollera att du har laddat upp vårdnadshavarfilen på grundskolan, och inte bara filen med barnen. Barnfilen kopplar vårdnadshavaren till barnet. Det är vårdnadshavarfilen som ger vårdnadshavaren en plats på grundskolan.

Måste jag ladda upp vårdnadshavarna igen när de redan finns i Meitner?

Ja. Vårdnadshavaren finns hos er, men behöver en plats på grundskolan. Det är just det uppladdningen gör. Finns platsen redan händer ingenting, så du kan ladda upp igen utan risk.

Vårdnadshavaren har tappat kopplingen till ett av sina barn

Kontrollera kolumnen StudentIdentityNumbers i vårdnadshavarfilen du laddade upp. Listan i rutan ersätter vårdnadshavarens barn, så saknas ett syskons personnummer försvinner den kopplingen.

Skriv in personnummer på samtliga barn i rutan igen, med komma emellan, och ladda upp filen på nytt.

I vilken ordning ska jag ladda upp de två filerna?

Det spelar ingen roll. Både barnen och vårdnadshavarna finns redan hos er, så ingen av filerna behöver den andra först.

De nya barnen hamnade i samma klass som förra årets barn

Klassen du skrev in i Class innehöll fortfarande förra årets barn. Det händer om du laddar upp filen innan läsårsarkiveringen, eller om du återanvänder en klass utan att kontrollera den först.

Flytta de nya barnen till rätt klass, eller skapa en ny klass och sätt dem där. Läs mer i "Arkivering" vid Terminsbyte/läsårsslut.

Jag kan inte ladda upp filen, det står att klassen inte finns

Klassen måste finnas på grundskolan innan du laddar upp filen, och namnet måste stämma precis. Kontrollera stavning, stora och små bokstäver och extra blanksteg. Skapa klassen enligt steg 1 och försök igen.

Jag får fel på personnummer i filen

I barnfilen måste varje personnummer under GuardianIdentityNumbers tillhöra en vårdnadshavare som redan finns hos er. I vårdnadshavarfilen måste varje personnummer under StudentIdentityNumbers tillhöra ett barn som redan finns. Kontrollera också att du skrivit flera personnummer med komma emellan.

Ett annat barn än det jag väntade mig ändrades

Kontrollera om kolumnen ID var ifylld i filen du laddade upp. Står det något där använder Meitner den koden i stället för personnummret, och då kan uppgifterna ha hamnat på ett annat barn.

Töm ID-kolumnen och ladda upp filen igen, så hittas varje barn på sitt personnummer.

Läggs barnet upp som en ny person i Meitner?

Nej. Meitner känner igen barnet på personnummret och uppdaterar det barn som redan finns. Det är därför du tar bort eller tömmer kolumnen ID. Barnet behåller sitt konto och sin inloggning. Samma sak gäller vårdnadshavarna.

Ligger barnet kvar på förskolan efteråt?

Ja. Uppladdningen ger barnet en plats på grundskolan, den flyttar inte barnet. Avsluta förskoleplatsen själv, se steg 7.

Måste kolumnerna ligga i en särskild ordning?

Nej. Meitner känner igen kolumnen på namnet i rubrikraden, inte på var den ligger. Du kan flytta kolumner och lägga till egna.

Följer omsorgstiderna med till fritids?

Antalet timmar följer med om kolumnen ChildcareMaxHours står kvar i filen och är ifylld. Själva fritidsplatsen följer inte med. Lägg till kolumnen HasChildcare och skriv true på de barn som ska gå på fritids.

Varför saknas kolumner för stöd och modersmål i filen?

En förskola har inte de uppgifterna, så de finns inte i filen därifrån. Grundskolan kan ta emot dem. De sätts till Nej eller lämnas tomma, och du kan fylla i dem på barnet efteråt.

Barnen kan inte logga in efteråt

Titta i kolumnen LoginAllowed i filen du laddade upp. Står det false är inloggningen avstängd. Du kan ändra det på barnen i efterhand.

Jag ser inte alla barn i filen jag laddade ner

Vanligaste orsaken är en filtrering i listan. Filen får bara med de barn som listan visade när du laddade ner den. Rensa filtreringen och ladda ner filen igen.

Arkiverade barn följer aldrig med, oavsett filtrering.