Med funktionen Kommunikation på organisation kan du som organisationsadmin skicka ut information till hela eller delar av din organisation direkt i Meitner. Du kan nå elever, vårdnadshavare och personal via plattformen, e-post och SMS.
Översikt
Funktionen finns under Organisation → Kommunikation i organisationsadmins vy. Härifrån kan du skapa nya utskick, hantera utkast och se historik över tidigare skickade meddelanden. Det finns två typer av meddelanden att välja mellan:
- Flöde (Feed): skapa informationsmeddelanden med rubrik, formaterad brödtext och bilagor. Meddelandet kan visas i Meitners plattform och/eller skickas som e-post till mottagarna.
- SMS: skicka korta textmeddelanden direkt till mottagarnas mobiltelefoner.
Skapa ett nytt utskick
- Navigera till Organisation → Kommunikation. Du möts av formuläret "Nytt utskick".
- Välj meddelandetyp genom att klicka på Flöde eller SMS högst upp i formuläret.
- Klicka på Välj mottagare för att öppna mottagarväljaren. Här filtrerar du mottagare utifrån roll (elever, vårdnadshavare, personal), skolform och eventuellt årskurs.
- Fyll i meddelandets innehåll (se detaljer för respektive typ nedan) och välj att skicka eller spara som utkast.
Flöde (Feed) – detaljerade inställningar
När du väljer meddelandetypen Flöde får du tillgång till ett rikt textfält där du kan formatera din text med rubriker, punktlistor, länkar med mera. Utöver meddelandet i sig har du följande alternativ:
| Fält / inställning | Beskrivning |
|---|---|
| Rubrik | En obligatorisk titel för utskicket som visas för mottagarna. |
| Beskrivning | Meddelandets brödtext med stöd för formatering. Här skriver du den information som ska nå mottagarna. |
| Filer | Bifoga filer till utskicket, exempelvis dokument eller bilder. |
| Svara till (e-post) | Ange vilken e-postadress som ska användas som svarsadress om meddelandet skickas som e-post. Om fältet lämnas tomt används organisationens standardadress. |
| Skicka som e-post | Aktivera för att meddelandet även ska skickas som e-post till mottagarna. |
| Visa i Meitner | Aktivera för att meddelandet ska visas som en informationspost i plattformens flöde. |
Du kan kombinera båda alternativen – skicka meddelandet som e-post och samtidigt visa det i Meitner. Det säkerställer att informationen når fram oavsett var mottagarna är mest aktiva.
SMS – detaljerade inställningar
SMS-formuläret består av ett textfält med en teckenräknare. Ett enskilt SMS rymmer upp till 160 tecken. Meddelanden som överstiger 160 tecken delas upp i flera SMS-delar om 153 tecken vardera (upp till totalt 918 tecken). En kostnadsuppskattning visas innan utskicket slutförs.
Innan ett SMS-utskick genomförs visas en bekräftelsedialog som anger antal mottagare och beräknad kostnad. Granska dessa uppgifter noga – ett skickat SMS kan inte ångras.
Mottagarfiltrering
Mottagarväljaren gör det möjligt att rikta ditt utskick till specifika grupper inom organisationen. Du kan filtrera på:
| Filter | Beskrivning |
|---|---|
| Roll | Välj vilka roller som ska ta emot utskicket, till exempel elever, vårdnadshavare eller personal. |
| Skolform | Avgränsa till en viss skolform, exempelvis grundskola eller gymnasieskola. |
| Årskurs | Filtrera på specifika årskurser. Detta filter är tillgängligt för rollerna elever och vårdnadshavare. |
Antalet valda mottagargrupper visas intill mottagarknappen, så att du enkelt kan se omfattningen av ditt utskick innan du skickar.
Utkast och publicering
Alla utskick följer ett tvåstegsflöde. Du kan välja att antingen skicka meddelandet direkt eller spara det som utkast för att redigera och skicka vid ett senare tillfälle.
| Status | Beskrivning |
|---|---|
| Utkast | Meddelandet är sparat men har inte skickats. Du kan fortsätta redigera rubrik, innehåll, mottagare och inställningar. |
| Skickat | Meddelandet har publicerats och skickats till mottagarna. Flödesmeddelanden kan fortfarande uppdateras i efterhand (exempelvis korrigera text), men redan skickade e-postmeddelanden påverkas inte av ändringar. |
Använd utkastfunktionen för att förbereda viktiga utskick i förväg. Det ger dig möjlighet att granska innehållet med kollegor innan du publicerar.
Historik
Till höger om formuläret visas en historikpanel med alla tidigare utskick. Panelen kan filtreras efter meddelandetyp (Alla, Flöde eller SMS) och visar vem som skickade meddelandet, tidpunkt samt status. Utkast för SMS-meddelanden kan tas bort via historikpanelen genom att klicka på raderingsknappen i det aktuella meddelandet. Varje enskild mottagare visas inte, enbart vilken roll och hur man valt att skicka.