Kommunikation på organisation

Översikt

Funktionen finns under Organisation → Kommunikation i organisationsadmins vyn. Härifrån kan du skapa nya utskick, hantera utkast och se historik över tidigare skickade meddelanden. Det finns två typer av meddelanden att välja mellan:

Flöde (Feed) Skapa informationsmeddelanden med rubrik, formaterad brödtext och bilagor. Meddelandet kan visas i Meitners plattform och/eller skickas som e-post till mottagarna.

SMS Skicka korta textmeddelanden direkt till mottagarnas mobiltelefoner.

Skapa ett nytt utskick

1	Navigera till Organisation → Kommunikation. Du möts av formuläret "Nytt utskick".

2	Välj meddelandetyp genom att klicka på Flöde eller SMS högst upp i formuläret.

3	Klicka på "Välj mottagare" för att öppna mottagarväljaren. Här filtrerar du mottagare utifrån roll (elever, vårdnadshavare, personal), skolform och eventuellt årskurs.

4	Fyll i meddelandets innehåll (se detaljer för respektive typ nedan) och välj att skicka eller spara som utkast.

Flöde (Feed) – detaljerade inställningar

När du väljer meddelandetypen Flöde får du tillgång till ett rikt textfält där du kan formatera din text med rubriker, punktlistor, länkar med mera. Utöver meddelandet i sig har du följande alternativ:

Fält / Inställning	Beskrivning
Rubrik	En obligatorisk titel för utskicket som visas för mottagarna.
Beskrivning	Meddelandets brödtext med stöd för formatering. Här skriver du den information som ska nå mottagarna.
Filer	Bifoga filer till utskicket, exempelvis dokument eller bilder.
Svara till (e-post)	Ange vilken e-postadress som ska användas som svarsadress om meddelandet skickas som e-post. Om fältet lämnas tomt används organisationens standardadress.
Skicka som e-post	Aktivera för att meddelandet även ska skickas som e-post till mottagarna.
Visa i Meitner	Aktivera för att meddelandet ska visas som en informationspost i plattformens flöde.

SMS – detaljerade inställningar

SMS-formuläret består av ett textfält med en teckenräknare. Ett enskilt SMS rymmer upp till 160 tecken. Meddelanden som överstiger 160 tecken delas upp i flera SMS-delar om 153 tecken vardera (upp till totalt 918 tecken). En kostnadsuppskattning visas innan utskicket slutförs.

Mottagarfiltrering

Mottagarväljaren gör det möjligt att rikta ditt utskick till specifika grupper inom organisationen. Du kan filtrera på:

Filter	Beskrivning
Roll	Välj vilka roller som ska ta emot utskicket, till exempel elever, vårdnadshavare eller personal.
Skolform	Avgränsa till en viss skolform, exempelvis grundskola eller gymnasieskola.
Årskurs	Filtrera på specifika årskurser. Detta filter är tillgängligt för rollerna elever och vårdnadshavare.

Antalet valda mottagargrupper visas intill mottagarknappen, så att du enkelt kan se omfattningen av ditt utskick innan du skickar.

Utkast och publicering

Alla utskick följer ett tvåstegsflöde. Du kan välja att antingen skicka meddelandet direkt eller spara det som utkast för att redigera och skicka vid ett senare tillfälle.

Status	Beskrivning
Utkast	Meddelandet är sparat men har inte skickats. Du kan fortsätta redigera rubrik, innehåll, mottagare och inställningar.
Skickat	Meddelandet har publicerats och skickats till mottagarna. Flödesmeddelanden kan fortfarande uppdateras i efterhand (exempelvis korrigera text), men redan skickade e-postmeddelanden påverkas inte av ändringar.

Historik

Till höger om formuläret visas en historikpanel med alla tidigare utskick. Panelen kan filtreras efter meddelandetyp (Alla, Flöde eller SMS) och visar vem som skickade meddelandet, tidpunkt samt status. Utkast för SMS-meddelanden kan tas bort via historikpanelen genom att klicka på raderingsknappen i det aktuella meddelandet. Varje enskild mottagare visas inte. Enbart vilken roll och hur man valt att skicka.