En översikt av hur du som administratör hanterar skolans kö under Ansökningar i adminpanelen: administrera ansökningar, syskonförtur, flytta upp elever, ansökningsstatusar, taggar, erbjud plats, vårdnadshavarvyn och ändringslogg.
I Meitner hanteras skolans kö under Ansökningar i adminpanelen.
1. Administrera en köansökan
Som administratör kan du granska och redigera elevers köansökningar.
- Sök: använd sökfältet för att söka på namn eller personnummer.
- Visa uppgifter: scrolla horisontellt i tabellvyn för att se kolumnerna. Klicka på en ansökningsrad för att öppna och redigera hela ansökan.
- Manuella ansökningar: om vårdnadshavare saknar giltigt personnummer kan du skapa ansökan manuellt via knappen Skapa.
- Köordning: elever med längst kötid visas överst. Använd radioknapparna för att filtrera på status, eller knappen Filtrera för klass och läsår.
2. Syskonförtur
Meitner-loggan visas bredvid elevens namn om vårdnadshavaren angett syskon på skolan.
- Aktivera förtur: markera kryssrutan för Syskonförtur i ansökan och spara. Förtur sätts inte automatiskt.
- Översikt: i tabellen visas syskonets personnummer och en kolumn som anger om förtur är aktiverad.
3. Flytta upp elever till nästa läsår
När en antagningsperiod är slut flyttas kvarvarande elever upp till nästa läsår:
- Filtrera fram önskat läsår och klass.
- Markera de elever som ska flyttas.
- Klicka på Flytta upp. Obs: elever i årskurs 9 kan inte flyttas upp. Dessa exporteras och raderas manuellt vid behov.
4. Ansökningsstatus
- Registrerad: inkommen, ej hanterad ansökan.
- Hanterad: ansökan är godkänd.
- Erbjudna: plats har erbjudits. Kommunikation sker utanför Meitner (om inte automatik används).
- Tackat ja: vårdnadshavare har accepterat erbjudandet.
- Placerade: administratör har ändrat status till placerad. Barnet skapas nu som användare under modulen Användare.
- Tackat nej: vårdnadshavare har nekat erbjudandet.
5. Ansökningstaggar
Egna taggar kan användas för att strukturera kön.
- Skapa taggar under Adminpanelen → Konfiguration → Ansökningstaggar → + Tagg.
6. Erbjud plats (e-post och Kivra)
Erbjudande kan skickas individuellt eller i grupp.
- Individuellt: ändra status till Erbjuden plats i ansökan och klicka på Spara. Ett automatiskt mejl med svarslänk skickas till vårdnadshavare 1 direkt.
- Grupp: markera flera ansökningar i listan via checkboxarna för att skicka ett gemensamt utskick.
- Mallar: under Ansökningar → Mallar kan du redigera mejlets innehåll, aktivera Kivra-utskick och ange svarsadress (Reply-to).
Ta gärna del av vår manual om utskick av platserbjudande i Kivra här.
7. Vårdnadshavarvyn
Vårdnadshavare ansöker via en unik länk och loggar in med mobilt BankID.
- Vårdnadshavare 1: den person som gör ansökan blir primär kontaktperson och är den enda som får notiser och kan tacka ja eller nej till erbjudande.
- Svara på erbjudande: vårdnadshavare 1 klickar på knappen i mejlet, loggar in och väljer Tacka ja eller Tacka nej. Statusen uppdateras direkt för admin i ansökningar respektive ansökningsstatus.
8. Ändringslogg
Se exakta tidpunkter för när en vårdnadshavare har skapat en ansökan samt när de har accepterat eller avslagit ett erbjudande. Loggen är unik för varje status. Se till att du är på rätt status när du ser över ändringsloggen.