Hur du hanterar ansökningar i adminpanelen

1. Översikt – var hittar jag kön?

Gå till Adminpanel → Ansökningar. Här ser du skolans samtliga köansökningar i en tabellvy.

I översikten visas bland annat:

• Elevens namn och personnummer
• Ansökningsstatus
• Kötid och placering i kön
• Klass, läsår och eventuella taggar

Elever med längst kötid visas alltid överst.

2. Sök, filtrera och navigera smart

För att snabbt hitta rätt ansökan kan du:

• använda sökfältet (namn eller personnummer)
• scrolla horisontellt för att se fler kolumner
• filtrera via radioknappar för status och Filtrera-knappen (klass, läsår med mera)

3. Granska och redigera en ansökan

Klicka på en ansökningsrad för att öppna hela ansökan.

• Fält markerade med asterisk (*) är obligatoriska.
• Här kan du granska uppgifter, ändra status, redigera information och sätta syskonförtur.

4. Skapa ansökningar manuellt

Som administratör kan du skapa ansökningar manuellt genom att klicka på Skapa. Detta används exempelvis när vårdnadshavare saknar giltigt personnummer eller när ansökan inte kan göras via BankID.

5. Ansökningsstatus – vad betyder vad?

Överst i vyn finns samtliga statusar. Här är den kompletta översikten:

• Alla ansökningar: visar samtliga ansökningar oavsett status.
• Registrerad: ansökan är inkommen men ännu inte hanterad.
• Hanterad: ansökan är granskad och godkänd.
• Erbjudna: plats har erbjudits. Kommunikation med vårdnadshavare sker utanför Meitner om inte mejlutskick är aktiverat.
• Tackat ja: vårdnadshavare 1 har tackat ja, eller administratör har ändrat status manuellt.
• Placerade: administratör placerar eleven. Kräver att status är Tackat ja. Eleven eller barnet skapas automatiskt som användare i Meitner under Användare.
• Tackat nej: vårdnadshavare 1 har tackat nej, eller administratör har ändrat status manuellt.

6. Syskonförtur – när och hur?

Om vårdnadshavare uppgett att barnet har syskon på skolan visas Meitner-loggan vid elevens namn, och syskonets personnummer syns i översikten.

Syskonförtur sätts inte automatiskt. Den aktiveras genom att markera Syskonförtur i ansökan och spara. Detta eftersom syskonförtur inte används av alla skolor.

7. Skapa och använda ansökningstaggar

För extra struktur kan du skapa egna taggar. Gå till Adminpanel → Konfiguration → Ansökningstaggar → + Tagg.

Taggar kan användas för att filtrera, söka och gruppera ansökningar i kön. Perfekt vid flera intag, urval eller prioriteringar.

8. Erbjud plats

Skicka erbjudande individuellt

1. Öppna elevens ansökan.
2. Ändra status till Erbjuden plats.
3. Klicka Spara.

Ett mejl skickas automatiskt till vårdnadshavare 1 (om mejl är aktiverat). Mejlet innehåller en länk där vårdnadshavaren kan tacka ja eller nej.

Skicka erbjudande till flera samtidigt

1. Filtrera fram aktuella ansökningar.
2. Markera alla via checkboxen överst, eller enskilda ansökningar.
3. Utför åtgärden gemensamt.

9. Mejlinställningar för erbjudanden

Mejlmallar hanteras under Ansökningar i adminpanelen. Här kan du redigera mejltexten, stänga av mejlutskick helt samt lägga till eller ta bort dynamiska fält.

Exempel på dynamiska fält: elevens namn, vårdnadshavarens namn, skolans namn samt läsår och skolår. Du kan även välja avsändaradress.

10. Vårdnadshavarens vy – så funkar det

Vårdnadshavare ansöker via skolans ansökningslänk med BankID-inloggning.

Viktigt att veta:

• Den som registrerar ansökan blir vårdnadshavare 1.
• Endast vårdnadshavare 1 får erbjudanden, kan tacka ja eller nej, och får vidare kommunikation.
• Vårdnadshavare 2 får ingen separat information.

Ansökningsformuläret är identiskt för skola och vårdnadshavare. När erbjudande skickas loggar vårdnadshavaren in med BankID, väljer Tacka ja eller Tacka nej, och statusen uppdateras automatiskt i Meitner.

11. Flytta upp elever till nästa läsår

När en antagningsperiod är avslutad kan du flytta kvarvarande köelever:

1. Filtrera på aktuellt läsår och klass.
2. Markera de ansökningar som ska flyttas.
3. Klicka på Flytta upp.

12. Ändringslogg

Se exakta tidpunkter för när en vårdnadshavare har skapat en ansökan samt när de har accepterat eller avslagit ett erbjudande. Loggen är unik för varje status. Se till att du är på rätt status när du ser över ändringsloggen.