Så arbetar du som administratör med omsorgstider på förskola och fritids: förutsättningar, öppettider, spärrtider, bekräfta tider, in- och utcheckning samt omsorgsöversikten med dess statusar.
Förutsättningar
För att kunna arbeta med omsorgstider behöver följande vara uppfyllt:
- Barn på fritids behöver ha Fritidsavdelning ibockat på elevkortet.
- Barn på förskola behöver vara inlagda i en avdelning.
- Barn på fritids behöver vara inlagda i en fritidsavdelning.
- Admin har fyllt i öppettider, det vill säga meddelat vilka tider och dagar avdelningen har öppet.
Öppettider
Admin behöver ha lagt in öppettider på förskola eller fritids. Det görs under Admin → Omsorgstider → Öppettider. Klicka på Hantera ordinarie öppettider och lägg in de ordinarie öppettiderna. Välj vilka dagar som är aktuella.
Om någon dag eller vecka ska ha avvikande öppettider eller vara stängd, använd pennan på aktuell dag, alternativt boxen vid veckorna eller de tre prickarna vid veckorna eller dagarna.
Återställ tiderna genom att klicka på Nollställ konfigurationen.
Spärrtider
Spärrtider innebär att vårdnadshavare är låsta att ändra sina tider. Spärrtid lagd på veckor innebär att vårdnadshavaren är låst att ändra sina tider på söndagen innan aktuell vecka. En veckas spärrtid innebär att vårdnadshavaren är låst på söndagen innan måndagen dagen efter. Spärrtid lagd på daglig basis (räkna in helgdagar även om helgen är stängd) innebär att vårdnadshavaren är låst att ändra sina tider x dagar före aktuell dag.
Bekräfta tider
Markera Bekräfta tider. Det innebär att vårdnadshavaren förväntas bekräfta att gällande tider fortfarande gäller. Direkt när Bekräfta tider markeras kan vårdnadshavaren bekräfta tider. Markera detta när det närmar sig till exempel ett lov för att uppmärksamma vårdnadshavaren om att de ska bekräfta lagda tider.
In- och utcheckning
Filtrera gärna på avdelning. I rutan Förväntade kan barnen sorteras på förnamn, efternamn, lämningstid, hämtningstid, frånvarande eller avdelning/klass.
Under rubriken Kommer ej idag samlas alla barn som är anmälda av vårdnadshavare eller personal som "Anmäl frånvaro", de barn som är anmälda som lediga av vårdnadshavare eller personal, och de barn som saknar tider (varken vårdnadshavare eller personal har lagt in tider).
Omsorgsöversikt
Översikten är en "just nu"-översikt där följande rubriker används:
- Förväntade: antal barn som har inlagda tider och förväntas komma.
- Incheckade: antal barn som just nu är incheckade, oavsett om de har tider eller inte.
- Utcheckade: antal barn som gått hem.
- Ej incheckade: antalet barn som visas när barnets sluttid har passerats. Förväntade barn övergår till Ej incheckade när tiden passerats.
- Frånvarande: visar de barn som är frånvaroanmälda från vårdnadshavare, pedagog samt ledighetsansökan.
- Ledig: vårdnadshavare eller pedagog har lagt in att barnet kommer att vara ledigt under omsorgstiderna (Hantera tider).
- Saknar tider: barn som inte har tider inlagda, men som ändå kan checkas in.
- Ej bekräftat tider: barn som har inlagda tider, men där vårdnadshavare inte har bekräftat att barnen ska komma. Admin har lagt in att Bekräfta tider ska finnas.
Ta bort omsorgstider för flera barn samtidigt
I omsorgsöversikten kan du även ta bort omsorgstider för flera barn samtidigt, veckovis:
- Gå till omsorgsöversikten i adminpanelen.
- Filtrera fram de avdelningar du vill jobba med.
- Klicka i rutan längst upp så att alla barn eller elever blir markerade.
- I menyraden nedan klickar du på Nollställ veckoschema.