Att rapportera en lektion innebär att du tar närvaro för dina elever, registrerar eventuell frånvaro och sparar, direkt från din kalender i Meitner. En röd triangel på lektionen påminner dig om att den behöver rapporteras. När du är klar visas en grön bock. Informationen används för uppföljning av frånvaro och är synlig för mentorer, administratörer och i relevanta delar för elever och vårdnadshavare. Orapporterade lektioner syns även på startsidan, och ligger där till lektionen är rapporterad.
Så fungerar rapportering
Närvaron i Meitner sker i Kalender i vänstermenyn. Du kan ta närvaro på dina egna lektioner och på dina kollegors, om den inställningen är påslagen. Admin kan slå på och stänga av inställningen.
En röd triangel på lektionen påminner dig om att den behöver rapporteras. När du är klar visas en grön bock.
Alla elever är förinställda som Närvarande när du öppnar närvaron. Du behöver bara klicka på de elever som avviker, det sparar tid, särskilt för stora grupper.
Ta närvaro, steg för steg
Öppna lektionen i kalendern. Gå till din kalender i Meitner. Klicka på lektionen med den röda triangeln.
Klicka på "Ta närvaro". Elevlistan öppnas. Alla är förinställda som Närvarande, markera bara dem som avviker.
Välj frånvarostatus per elev. Alla elever är förinställda som Närvarande. Klicka på en elev och välj rätt status från menyn (se statustabellen nedan).
Lägg till kommentar vid behov. Privat kommentar på enskild elev genom att gå till alternativ (tre prickar), eller lektionskommentar till hela gruppen (se avsnitt längre ned).
Klicka "Spara närvaro". Triangeln i kalendern ändras direkt till en grön bock. Lektionen är rapporterad.
Tips
Är alla elever på plats? Tryck direkt på "Spara närvaro" utan att klicka på någon elev. Du är klar på sekunder.
Frånvarostatus och färger
Du sätter status med fyra knappar: Närvarande, oanmäld frånvaro, Delvis frånvaro och Neutral. Frånvaroknappen visas som Anmäld frånvaro om det finns en frånvaroanmälan.
Varje status visas med en färgad cirkel i elevlistan, precis som i Meitner. Gult betyder att frånvaron är anmäld och rött att den är oanmäld.
Närvarande (standardvärdet på samtliga elever är närvarande)
Oanmäld frånvaro
Anmäld frånvaro (eleven är redan markerad som anmäld när du går in i närvarohanteringen)
Delvis anmäld frånvaro (antal missade minuter under lektionen)
Delvis oanmäld frånvaro (antal missade minuter under lektionen)
Symbol i Meitner | Status | Räknas som | Förklaring |
|---|---|---|---|
Grön | Närvarande | Närvaro | Eleven är på plats. Standardvärde för alla när du öppnar närvaron. |
Röd | Oanmäld frånvaro | Ogiltig frånvaro | Eleven är borta utan anmälan. |
Gul | Anmäld frånvaro | Giltig frånvaro | Eleven är borta och det finns en frånvaroanmälan, till exempel från vårdnadshavaren. Eleven är redan markerad när du öppnar närvaron. |
Gul | Delvis anmäld frånvaro | Giltig frånvaro | Sen ankomst eller avvikit från lektionen när det finns en frånvaroanmälan. Kan också sättas med reglaget Anmäld frånvaro, om skolan har slagit på inställningen för det. Ange exakt antal minuter. |
Röd | Delvis oanmäld frånvaro | Ogiltig frånvaro | Sen ankomst eller tsvvikit från lektionen utan anmälan. Blir standard när du väljer Delvis frånvaro. Ange exakt antal minuter. |
Grå | Neutral | Varken närvaro eller frånvaro | En status du väljer aktivt. Eleven får varken närvaro eller frånvaro på lektionen. Detta räknas inte med i närvarostatistiken. |
Observera, delvis frånvaro blir röd som standard
När du väljer "Delvis frånvaro" blir det Delvis oanmäld frånvaro (röd), om det inte finns en frånvaroanmälan. Om skolan har slagit på inställningen för det visas reglaget "Anmäld frånvaro" i rutan för Delvis frånvaro. Då kan du markera den delvisa frånvaron som anmäld (gul). Hör med din administratör om du är osäker på vilken inställning som gäller.
Bra att veta, röd triangel och grön bock i kalendern
Röd triangel betyder att lektionen behöver rapporteras. Grön bock betyder rapporterad och klar. Samma logik som frånvarofärgerna: rött kräver åtgärd, grönt är OK.
Specialfall, så hanterar du dem
Elev som redan är frånvaroanmäld av vårdnadshavare
Om en elev är anmäld av vårdnadshavaren syns det direkt i elevlistan. Systemet skyddar den anmälda frånvaron, du behöver inte göra något mer. Frånvaron är känd av hemmet och registrerad som Anmäld frånvaro.
Bra att veta
Frånvaro som vårdnadshavaren har anmält kan inte skrivas över av läraren. Det säkrar att hemmet alltid är informerat och att statistiken stämmer. Mentor, EHT och admin kan ta bort frånvaroanmälan om den är felaktig.
Elev som är sen till lektionen
Välj Delvis frånvaro och ange exakt antal minuter. Vilken status det blir beror på om det finns en frånvaroanmälan och på skolans inställning:
Situation | Status | Färg |
|---|---|---|
Sen med frånvaroanmälan | Delvis anmäld frånvaro, sätts automatiskt | Gul |
Sen utan anmälan | Delvis oanmäld frånvaro, standard | Röd |
Sen med godkänd anledning (t.ex. tandläkare, skolsköterska) men utan anmälan, om skolan har slagit på inställningen för det | Delvis frånvaro med reglaget Anmäld frånvaro påslaget | Gul |
Elev som blir sjuk under lektionen och går hem
Klicka på de tre prickarna (•••) vid elevens namn. Alternativmenyn öppnas.
Välj "Anmäl frånvaro". Välj om frånvaron ska gälla bara denna lektion eller resten av dagen.
Spara. Frånvaron registreras med rätt tidsomfång.
Tips
Alternativmenyn (tre prickar) ger dig mer kontroll än att bara klicka på statusen direkt, bl.a. möjlighet att välja om frånvaron gäller hela resterande dagen.
Privat elevkommentar, nå en enskild elev
Kommentaren du skriver direkt på en elev i samband med närvarorapporteringen blir en privat elevkommentar.
Den är endast synlig för den enskilda eleven och elevens vårdnadshavare.
Den delas inte med hela gruppen. Till det använder du i stället lektionskommentaren.
Lektionskommentar, nå hela gruppen
Vill du skriva ett meddelande som når alla elever och vårdnadshavare kopplade till lektionen gör du det via lektionskommentaren.
Gå till "Övriga alternativ" i lektionsvyn.
Välj "Lektionskommentar". Skriv ditt meddelande, t.ex. vad som hände eller vad som gäller nästa gång.
Spara. Kommentaren skickas till alla elever och vårdnadshavare kopplade till just denna lektion.
Bra att veta
Lektionskommentaren når hela gruppen. Den privata elevkommentaren (direkt på eleven) är bara synlig för den enskilda eleven och dennes vårdnadshavare.
Var ser eleven kommentaren?
Både den privata elevkommentaren och lektionskommentaren visas för eleven i kalendern, på den lektion som kommentaren gäller.
Eleven går till Kalender i vänstermenyn. Samma kalender som visar elevens schema.
Eleven klickar på lektionen där du lade kommentaren. En sidopanel öppnas med lektionens innehåll.
Kommentaren visas i sidopanelen. Eleven behöver alltså inte leta i chatten eller bland informationsutskick.
Vårdnadshavare hittar kommentaren på samma sätt, via elevens lektion i kalendern. Kontrollera att rätt barn är valt om du har flera barn kopplade till din profil.
Typ av kommentar | Vem ser den | Var den visas |
|---|---|---|
Privat elevkommentar | Endast eleven och elevens vårdnadshavare | Sidopanelen på lektionen i kalendern |
Lektionskommentar | Alla elever och vårdnadshavare kopplade till lektionen | Sidopanelen på lektionen i kalendern |
Rapporteringsloggen
Varje lektion har en rapporteringslogg som visar vem som utfört rapporteringen och när. Det är viktigt för spårbarhet, t.ex. om en vikarie tog närvaron syns det tydligt i loggen. Öppna lektionen du ska rapportera och klicka på klocksymbolen längt upp på sidan
Tips, vikarier och ersättare
Om närvaron redan är rapporterad av någon annan kan du kontrollera i rapporteringsloggen vem som ansvarade för det vid just det tillfället.
Ställa in lektion
Öppna lektionen du ska rapportera och klicka på kalender symbolen med ett kryss längst upp på sidan.
Om VH och elev har notiser på, får de notis om den inställda lektionen.
Ställs lektion in i efterhand går notisen ut den dag/tid som lektionen ställdes in. Var därför noga med att ställa in samma dag.
Vanliga frågor
Var ser eleven denna kommentar?
Eleven går till Kalender i vänstermenyn och klickar på lektionen som kommentaren gäller. Kommentaren visas i sidopanelen som öppnas. Det gäller både privat elevkommentar och lektionskommentar.
Ser hela klassen den privata elevkommentaren?
Nej. En privat elevkommentar är bara synlig för den enskilda eleven och elevens vårdnadshavare. Vill du nå alla i gruppen använder du lektionskommentaren i stället.
Ser vårdnadshavaren kommentaren jag skrev till eleven?
Ja. Elevens vårdnadshavare ser den privata elevkommentaren på samma lektion i kalendern som eleven.
Skickas det en notis när jag lämnar en kommentar?
Kommentaren visas på lektionen i kalendern. Eleven och vårdnadshavaren behöver alltså öppna lektionen för att läsa den, så använd chatten om något behöver nå fram direkt.
Jag glömde rapportera, kan jag göra det i efterhand?
Ja. Lektionen finns kvar i din kalender med den röda triangeln tills den rapporteras. Klicka på den och rapportera som vanligt, oavsett när lektionen ägde rum.
Vad händer om jag inte rapporterar?
Lektionen förblir markerad med röd triangel och frånvarostatistiken för eleverna blir ofullständig. Skolan kan inte följa upp frånvaro korrekt utan att lektioner rapporteras.
Kan jag ändra en redan rapporterad lektion?
Ja. Klicka på lektionen igen och redigera närvaron. Ändra status på enskilda elever och spara på nytt.
Varför är en elev redan markerad med Anmäld frånvaro?
Eleven har blivit anmäld av sin vårdnadshavare innan lektionen. Systemet har registrerat det, du behöver inte göra mer för den eleven.
Vad är skillnaden på "Delvis frånvaro" och "Oanmäld frånvaro"?
Delvis frånvaro gäller sen ankomst eller tidig avgång, du anger exakt antal minuter. Oanmäld frånvaro gäller när eleven är helt borta utan anmälan. Delvis frånvaro blir Delvis oanmäld frånvaro (röd) som standard. Finns det en frånvaroanmälan blir det Delvis anmäld frånvaro (gul). Om skolan har slagit på inställningen för det kan du också markera delvis frånvaro som anmäld med reglaget Anmäld frånvaro.