Vad som händer med data i Meitner vid terminsbyte och läsårsslut (läsårsskifte), vad Meitners tekniska arkivering innebär, och vilka steg varje skola själv behöver göra i menyn Arkivering, till exempel arkivera elever som slutat och uppflyttning av klasser.
Vad händer vid terminsslut?
Vid terminsskiftet efter höstterminen gör Meitner en teknisk arkivering av delar av datan:
- Omdömen och kriterier stämplas med läsår och termin. Lärare kan i arbetsytorna antingen skapa nya eller kopiera tidigare omdömen.
- Information & e-post: meddelanden från de senaste sex månaderna finns kvar. Äldre meddelanden rensas.
- Notiser som är äldre än en månad rensas bort.
- Dokumentation (förskola och fritids) som är äldre än sex månader taggas med läsår och termin och ligger kvar.
Vad händer vid läsårsslut?
Meitner gör sin tekniska läsårsarkivering veckan efter midsommar.
Gör ingenting med elever, arbetsytor, grupper, klasser, avdelningar eller publicering av nytt schema förrän efter arkiveringen. Du kan arbeta i Meitner Schemaläggning och i till exempel Skola24, men publicera inte schemat till Meitner-kalendern förrän efter läsårsarkiveringen.
När det är dags för er att arkivera dyker menyn Arkivering upp i adminpanelen.
Det här ingår i Meitners tekniska läsårsarkivering
Allt som händer vid terminsslut händer även vid läsårsslut. Dessutom:
- Samlad nulägesbild över eleven. Uppgifter, resultat, omdöme och ifyllda kriterier kopieras till eleven.
- Närvarostatistik samlas i ett läsårsarkiv. En elevs frånvaro räknas samman.
- Chattar: innehållet tas bort, men namnen på chattarna finns kvar.
- Arbetsytor: arbetsytor med passerat slutdatum arkiveras automatiskt (mer nedan).
- Omsorgstider (förskola och fritids): omsorgstider och in- och utcheckningar från förra kalenderåret flyttas till ett arkiv. Det som gäller från och med 1 januari innevarande år ligger kvar. Efter arkiveringen ser du alltså vårterminens tider, men inte höstterminen innan. Den arkiverade datan sparas men går inte att nå via Meitners gränssnitt. Vill ni ta del av den, kontakta supporten. Frånvaroanmälningar, lediga dagar och ändrade enskilda dagar från förra kalenderåret tas bort helt och går inte att få tillbaka.
- Rapporteringsgrad för lärarna sparas.
- Elever som slutat under läsåret behöver arkiveras av skolan (se stegen nedan).
- Matsedel rensas.
- Anteckningar (pedagogers) ligger kvar hos pedagogen. Anteckningar som är skrivna under Avdelningar raderas om avdelningen raderas.
- Uppgifter arkiveras och hittas under Mina arkiverade uppgifter.
- Ledighetsansökningar taggas med läsåret.
- Mötesschema: mötesscheman där alla tider har passerat raderas. Mötesscheman utan bokningsbara tider raderas också, utom de som har ett publiceringsdatum längre fram i tiden.
Så fungerar arbetsytor vid arkivering
Arbetsytor med passerat slutdatum arkiveras automatiskt. Alla uppgifter i arbetsytan hamnar då under Arkiverade uppgifter, som du hittar via vänstermenyn under Undervisning. Uppgifterna kan återanvändas i nya arbetsytor.
Planeringar och annat material som du har sparat i Mitt bibliotek finns kvar även efter att arbetsytan har arkiverats.
Lärare har fortsatt åtkomst till arkiverade arbetsytor genom att filtrera på Arkiverade. Där kan de ta del av alla bedömningar, omdömen och annat innehåll som registrerats i arbetsytan. Det sker i en läsvy, så det går inte att redigera bedömningar eller omdömen i en arkiverad arbetsyta.
För ämnen eller kurser som avslutas vid varje läsårsslut: arkivera den gamla arbetsytan, skapa en ny och återanvänd uppgifter från Arkiverade uppgifter och planeringar från Mitt bibliotek. Har du ämnen eller kurser som pågår över till exempel två läsår kan du ha kvar arbetsytan med ett slutdatum som speglar när den ska avslutas.
Det här behöver varje skola göra själv
När Meitners läsårsarkivering är klar syns menyn Arkivering i adminpanelen. Arbeta igenom varje steg i menyn.
- Elever som har slutat på skolan ska arkiveras. En arkiverad elev eller vårdnadshavare kan inte logga in. Arkiverade elevers data tas bort från klasser och grupper, meddelanden, anpassningar, anteckningar, notiser och chattar. Det här finns kvar: närvaro, betyg, omdöme, kriterier, resultat, omsorgstider och utvecklingssamtal. Slutdatum visar bara om eleven är inskriven på skolan. Klicka på Elever och markera klassen om hela klassen ska arkiveras, eller klicka på klassen och markera enskilda elever om bara några ska arkiveras.
- Klasser kan behöva byta namn eller tas bort. Klasser med avgångselever ska tas bort eftersom de är tomma. Till exempel kan klassen 8a därefter bli 9a (uppflyttning). Meitner ger förslag på nya namn.
- Grupper behöver du själv ta bort eller döpa om. Kontrollera först om datan är viktig att spara. Information finns när du går in under Grupper.
- Uppdatera år och årskurs på alla elever. Filtrera fram en klass och sätt nytt år eller ny årskurs på eleverna.
- Program och kurser: välj om de ska arkiveras eller inte.
- Vårdnadshavare som inte har haft aktiva barn på skolan på ett år kan tas bort.
Vanliga frågor
Varför är gamla meddelanden borta?
Vid varje terminsskifte rensas meddelanden i Information & e-post som är äldre än sex månader. Nyare meddelanden finns kvar.
Varför har mina notiser försvunnit?
Vid varje terminsskifte rensas notiser som är äldre än en månad.
Varför ser jag inte förra höstens omsorgstider?
Vid läsårsarkiveringen flyttas omsorgstider och in- och utcheckningar från förra kalenderåret till ett arkiv. Datan sparas men visas inte i Meitner. Kontakta supporten om ni behöver ta del av den.
När kan vi börja med vår egen arkivering?
När Meitners tekniska läsårsarkivering är klar, veckan efter midsommar. Då syns menyn Arkivering i adminpanelen. Vänta med elever, klasser, grupper och publicering av nytt schema tills dess.