Vad som händer med data i Meitner vid terminsslut och läsårsslut, vad Meitners tekniska läsårsarkivering innebär, och vilka steg varje skola själv behöver göra i arkiveringsmenyn.
Terminsslut
- Omdömen arkiveras efter nyår och stämplas med läsår och termin. Lärare kan i arbetsytorna antingen skapa nya eller kopiera tidigare omdömen.
- Kommunikation: all e-post och information finns kvar från senaste terminen. Resten rensas. Alla notiser äldre än en månad rensas bort.
Läsårsslut
Meitner gör sin tekniska läsårsarkivering veckan efter midsommar.
Gör ingenting med elever, arbetsytor, grupper, klasser, avdelningar eller publicering av nytt schema förrän efter arkiveringen. Du kan arbeta i Meitner Schemaläggning och i till exempel Skola24, men publicera inte schemat till Meitner-kalendern förrän efter läsårsarkiveringen.
Det dyker upp Arkivering i menyn när det är dags för er att arkivera.
Meitners tekniska arkivering innebär
- Samlad nulägesbild över eleven. Uppgifter, resultat, omdöme och ifyllda kriterier kopieras till eleven.
- Närvarostatistik samlas i ett läsårsarkiv. En elevs frånvaro räknas samman.
- Chattar: innehållet tas bort, men namnen på chattarna finns kvar.
- E-post och Information: senaste terminen finns kvar, resten rensas.
- Arbetsytor: arbetsytor med passerat slutdatum arkiveras automatiskt (mer nedan).
- Omsorgstider (FSK/fritids): alla inlagda tider ligger kvar. Du kan gå tillbaka till en specifik dag eller vecka och se lagda tider.
- Dokumentation (FSK/fritids): taggas med läsåret och ligger kvar.
- Rapporteringsgrad för lärarna sparas.
- Arkivering av äldre elever: elever som slutat under läsåret behöver arkiveras på enheten.
- Matsedel rensas.
- Anteckningar (pedagogers) ligger kvar hos pedagogen. De som är skrivna under Avdelningar raderas om avdelningen raderas.
- Uppgifter arkiveras och hittas under Mina arkiverade uppgifter.
- Ledighetsansökan taggas med läsåret.
- Mötesschema: alla historiska möten raderas. Framtida mötesscheman som saknar bokningsbara tider raderas.
Så fungerar arbetsytor vid arkivering
Arbetsytor med passerat slutdatum arkiveras automatiskt. Alla uppgifter som ligger i arbetsytan hamnar då under "Arkiverade uppgifter", som du hittar via vänstermenyn under ingången "Undervisning". Dessa uppgifter kan återanvändas i nya arbetsytor som skapas.
Planeringar som skapats i "Mina planeringar", eller som först skapats i en arbetsyta och därefter sparats till "Mina planeringar", finns kvar även efter att arbetsytan har arkiverats.
Lärare har fortsatt åtkomst till arkiverade arbetsytor genom att filtrera på "Arkiverade". Där kan de ta del av alla bedömningar, omdömen och annat innehåll som registrerats i arbetsytan. Notera att detta sker i en läsvy – det går inte att redigera bedömningar eller omdömen i en arkiverad arbetsyta.
Vid ämnen eller kurser som avslutas vid varje läsårsslut: arkivera den gamla arbetsytan, skapa en ny och återanvänd både uppgifter och planeringar från "Arkiverade uppgifter" respektive "Mina planeringar". Har du ämnen eller kurser som pågår över exempelvis två läsår kan du ha kvar arbetsytan med ett slutdatum som speglar när den ska avslutas.
Detta behöver varje skola göra själva
Arbeta igenom varje arkiv-steg. När vår läsårsarkivering skett kommer en ny meny synas i adminpanelen.
- Elever som slutat på skolan SKALL arkiveras. Vid arkivering kan eleven eller vårdnadshavaren inte logga in. Arkiverade elevers data tas bort från klasser och grupper, meddelanden, anpassningar, anteckningar, notiser och chattar. Följande data finns kvar: närvaro, betyg, omdöme, kriterier, resultat, omsorgstider och utvecklingssamtal. Slutdatum visar bara om eleven är inskriven på skolan. Klicka på Elever och markera klassen om hela klassen ska arkiveras, eller klicka på klassen och markera enskilda elever om bara några ska arkiveras.
- Klasser kan behöva byta namn eller tas bort. Klasser med avgångselever SKALL tas bort eftersom de är tomma. Till exempel kan klassen 8a därefter bli 9a. Meitner ger förslag på nya namn.
- Grupper behöver du själv ta bort eller döpa om. Kontrollera om datan är viktig att spara. Information finns när du går in under Grupper.
- Uppdatera år/åk på alla elever. Filtrera fram en klass och sätt ett nytt år/åk på eleverna.
- Program och kurser: välj om dessa ska arkiveras eller inte.
- Vårdnadshavare som inte haft aktiva barn på skolan sedan ett år kan tas bort.